ระบบฐานข้อมูล

ระบบฐานข้อมูล (Database System)
ระบบฐานข้อมูล คือระบบการจัดเก็บข้อมูลที่มีความสัมพันธ์กัน เกี่ยวข้องเป็นเรื่องเดียวกัน โดยมีรูปแบบการจัดเก็บที่เป็นระเบียบแบบแผน และจัดเก็บไว้ในที่เดียวกัน เช่น ข้อมูลพนักงาน ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลสินค้าคงคลัง และข้อมูลพนักงานขาย เป็นต้น ซึ่งแต่เดิมอาจจะเก็บอยู่ในรูปแบบแฟ้มข้อมูลของหน่วยงานต่าง ๆ เมื่อมีการใช้วิธีการจัดเก็บเป็นระบบฐานข้อมูล ก็จะนาข้อมูลเหล่านี้มาจัดเก็บไว้ภายในฐานข้อมูลเดียวกัน ซึ่งเป็นฐานข้อมูลขององค์กร ทาให้แต่ละหน่วยงานสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ และสามารถแก้ไขปัญหาต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นได้ เมื่อมีการปรับปรุงข้อมูล ก็สามารถทาได้โดยผ่านตัวกลางที่เรียกว่า ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS)

ระบบจัดการฐานข้อมูล (Database Management System : DBMS)
ระบบจัดการฐานข้อมูล คือโปรแกรมที่ทาหน้าที่ในการกาหนดลักษณะข้อมูลที่จะเก็บไว้ในฐานข้อมูล เพื่ออานวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูลลงในฐานข้อมูล กาหนดผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ฐานข้อมูลได้ พร้อมกับกาหนดด้วยว่าให้ใช้ได้แบบใด เช่น ให้อ่านข้อมูลได้อย่างเดียว หรือให้แก้ไขข้อมูลได้ด้วย นอกจากนั้นยังอานวยความสะดวกในการค้นหาข้อมูลและการแก้ไขปรับปรุงข้อมูล ทาให้ผู้ใช้สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ง่าย สะดวก และมีประสิทธิภาพ เสมือนเป็นตัวกลางระหว่างผู้ใช้กับฐานข้อมูลให้สามารถติดต่อกันได้ ซึ่งรายละเอียดของประโยชน์ในการใช้ระบบจัดการฐานข้อมูลจะได้กล่าวถึงต่อไป

ประโยชน์ในการใช้ระบบฐานข้อมูล
เมื่อมีการนาระบบจัดการฐานข้อมูลมาใช้เพื่ออานวยความสะดวกในการบันทึกข้อมูลแก้ไขปรับปรุงข้อมูล ค้นหาข้อมูล รวมทั้งกาหนดผู้ที่ได้รับอนุญาตให้ใช้ฐานข้อมูล เป็นต้น ทาให้ฐานข้อมูลมีประโยชน์มากมาย ได้แก่
1. ลดความซ้าซ้อนของข้อมูล เมื่อมีข้อมูลของหน่วยงานซึ่งจัดเก็บไว้หลายที่ อาจมีข้อมูลใน
ส่วนที่เหมือนกันหลายส่วน เช่น ฝ่ายบัญชี เก็บข้อมูล ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ของพนักงาน และฝ่ายบุคคล เก็บข้อมูล ชื่อ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ของพนักงาน เมื่อนาคอมพิวเตอร์มาใช้จัดเก็บข้อมูลให้อยู่ในรูปของฐานข้อมูล จะทาให้ไม่เก็บข้อมูลซ้าซ้อนกัน ซึ่งทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้องจะสามารถเรียกใช้ข้อมูลที่ต้องการได้ เป็นการประหยัดเนื้อที่ในการจัดเก็บ และทาให้เกิดความรวดเร็วในการค้นหาและจัดเก็บข้อมูลอีกด้วย

2. ทาให้เกิดความสอดคล้องของข้อมูล ถ้ามีการแก้ชื่อ ถ้ามีการแก้ชื่อ ที่อยู่ ที่ฝ่ายบุคคล ชื่อและ
ที่อยู่ที่ฝ่ายบัญชีก็จะถูกเปลี่ยนแปลงด้วย เนื่องจากฝ่ายบัญชีจะดึงข้อมูลชื่อและที่อยู่จากฝ่ายบุคคลมาใช้ ดังนั้นเมื่อมีการแก้ไขข้อมูลในที่ใดที่หนึ่ง ข้อมูลอีกที่หนึ่งก็จะถูกเปลี่ยนไปด้วย
3. ควบคุมความถูกต้องของข้อมูล ผู้บริหารระบบฐานข้อมูลสามารถกาหนดกฎเกณฑ์ในการนา
เข้าข้อมูล และระบบจัดการฐานข้อมูล จะคอยควบคุมให้มีการนาเข้าข้อมูลเป็นไปตามกฎเกณฑ์เพื่อให้มีความถูกต้อง
4. สามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้ การเก็บข้อมูลไว้ในฐานข้อมูลเดียวกัน จะสามารถกาหนดรูป
แบบที่แน่นอนได้ และแต่ละฝ่ายสามารถใช้ข้อมูลร่วมกันได้เพราะเป็นมาตรฐานเดียวกัน เนื่องจากระบบการจัดการฐานข้อมูลสามารถจัดให้ผู้ใช้แต่ละคนเข้าใช้ข้อมูลในแฟ้มที่มีข้อมูลเดียวกันได้ในเวลาเดียวกัน เช่น ฝ่ายบุคคลและฝ่ายการเงิน สามารถที่จะใช้ข้อมูลจากแฟ้มประวัติพนักงานในระบบฐานข้อมูลได้พร้อมกัน
5. มีความปลอดภัย การที่ข้อมูลมารวมอยู่ในที่เดียวกัน สามารถวางมาตรฐานในการแก้ไขและ
ป้องกันได้ดีกว่า จึงไม่มีการรั่วไหลของข้อมูลไปสู่ผู้ไม่ควรรู้ และสามารถกาหนดรหัสผ่านเข้าใช้งานข้อมูลของผู้ใช้แต่ละราย โดยระบบการจัดการฐานข้อมูลจะทาการตรวจสอบสิทธิ์ในการทางานกับข้อมูล เช่น การเรียกดูข้อมูล การลบข้อมูล การปรับปรุงข้อมูล และการเพิ่มข้อมูลในแต่ละแฟ้มข้อมูล เป็นต้น
6. ขจัดความขัดแย้งในการใช้ข้อมูลร่วมกัน ก่อนที่จะมีการจัดเก็บข้อมูล ต้องมีการตกลง
รูปแบบการเก็บอย่างเป็นเอกฉันท์เสียก่อน ทาให้ไม่เสียเวลาในการพัฒนาระบบฐานข้อมูล
7. ข้อมูลที่จัดเก็บมีความทันสมัย เมื่อข้อมูลในระบบฐานข้อมูลได้รับการดูแลปรับปรุงอย่าง
ต่อเนื่อง ทาให้ข้อมูลที่จัดเก็บเป็นข้อมูลที่มีความทันสมัย ตรงกับเหตุการณ์ในปัจจุบัน และตรงกับความต้องการอยู่เสมอ